Gestão de Projetos de Engenharia · 1.º ano (indicativo)
Como definir um projeto e os seus objetivos?
Resposta curta
Definir um projeto é descrever, por escrito, o problema que resolve, o resultado único que vai entregar, o prazo, o custo e as restrições, e quem o decide e o aprova. Os objetivos devem ser SMART: específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo. Essa definição fica registada num documento de abertura aprovado.
Quando se aplica
Aplica-se no início de qualquer iniciativa de engenharia, como construir uma ponte, instalar um sistema de abastecimento de água ou implementar um software, e sempre que há dúvida sobre o que se vai fazer. Uma definição fraca é a causa mais comum de atrasos, derrapagens de custos e disputas sobre o que ficou ou não incluído.
O que é um projeto
Segundo a definição usada no guia PMBOK, um projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único. Tem início e fim definidos. Já uma operação é uma atividade contínua e repetitiva, que mantém a organização a funcionar.
| Característica | Projeto | Operação |
|---|---|---|
| Duração | Temporária | Contínua |
| Resultado | Único | Repetitivo |
| Exemplo | Construir uma escola | Gerir a escola no dia a dia |
Pré-requisitos: restrições e partes interessadas
- Restrições clássicas: âmbito (o que será entregue), prazo, custo e qualidade; mexer numa afeta as outras.
- Partes interessadas: quem decide, quem paga, quem executa e quem usa o resultado.
Método passo a passo
- Identifique a necessidade ou o problema que justifica o projeto (por exemplo, falta de água num bairro).
- Descreva o resultado único que o projeto vai entregar (por exemplo, uma rede com 40 ligações).
- Escreva os objetivos em formato SMART: específico, mensurável, atingível, relevante, com prazo.
- Fixe o âmbito: o que está incluído e o que fica de fora.
- Estime prazo e orçamento de forma preliminar e indique a margem de incerteza.
- Liste as partes interessadas e as suas expectativas.
- Registe pressupostos e restrições (por exemplo, a terra está disponível; a época das chuvas condiciona a obra).
- Defina os critérios de sucesso e redija o documento de abertura (termo de abertura) para aprovação.
Exemplos resolvidos
Exemplo 1 — Isto é um projeto?
Enunciado: Classifique como projeto ou operação: (a) construir um centro de saúde; (b) atender os doentes todos os dias; (c) lançar um novo sistema de matrículas; (d) limpar as salas de aula diariamente.
Resolução:
- Teste 1: tem início e fim? Teste 2: o resultado é único?
- (a) Sim e sim: projeto.
- (b) Contínuo e repetitivo: operação.
- (c) Tem fim e resultado novo: projeto.
- (d) Contínuo: operação.
Resposta: (a) e (c) são projetos; (b) e (d) são operações. Verificação: a obra do centro de saúde acaba; a atividade de atender doentes não.
Exemplo 2 — Transformar um objetivo vago em SMART
Enunciado: O objetivo "melhorar o abastecimento de água no bairro" é vago. Reescreva-o em formato SMART.
Resolução:
- Específico: o que melhora e onde? Rede de distribuição no bairro, com ligações domiciliárias.
- Mensurável: quantas ligações e que horas de serviço? 40 ligações e 12 horas por dia.
- Atingível: confirme recursos e a fonte de água disponíveis.
- Relevante: responde à falta de água sentida pela população.
- Prazo: em 8 meses a contar do arranque.
Resposta: "Instalar, em 8 meses a partir do arranque, uma rede de distribuição com 40 ligações domiciliárias, com abastecimento de pelo menos 12 horas por dia." Verificação: pode-se contar as ligações e medir as horas, logo é mensurável.
Exemplo 3 — Âmbito dentro e fora
Enunciado: Um projeto de construção de uma pequena ponte pedonal tem como entrega "a ponte". Que itens de âmbito devem ser explicitados para evitar disputas?
Resolução:
- Incluído: projeto de execução, fundações, estrutura, guardas, aceitação final.
- Excluído (a confirmar): iluminação, caminhos de acesso, ligação à rede elétrica.
- Cada item excluído deve ser escrito, para não ser exigido mais tarde.
Resposta: o âmbito lista o que está incluído e o que não está. Verificação: qualquer parte interessada consegue responder sim ou não à pergunta: "está incluído?".
Exemplo 4 — Nível de exame: objetivos em conflito
Enunciado: O cliente quer uma escola concluída em 6 meses, com o orçamento inicial e melhor qualidade que a prevista. A equipa estima 9 meses para essa qualidade. O que fazer?
Resolução:
- As restrições de prazo, custo e qualidade estão em conflito; não é possível cumprir as três.
- Registe o conflito e as alternativas: aumentar o prazo; reduzir o âmbito ou a qualidade; aumentar o orçamento para acelerar.
- Apresente ao promotor as consequências de cada opção.
- Registe a decisão e atualize os objetivos e o termo de abertura.
Resposta: negociar a prioridade entre prazo, custo e qualidade e registar a decisão. Verificação: o termo de abertura aprovado já não contém exigências contraditórias.
Erros frequentes
- Objetivos vagos, como "melhorar" ou "otimizar", sem medida nem prazo.
- Confundir objetivo com atividade: "fazer reuniões" é uma atividade; "aprovar o projeto até ao mês 2" é um objetivo.
- Não definir o âmbito e não registar por escrito o que fica de fora.
- Esquecer partes interessadas que só aparecem mais tarde com exigências.
- Prometer demais a pedido do cliente, sem avaliar a viabilidade.
- Não aprovar formalmente a definição, de modo que cada um recorda uma versão diferente.
Exercícios propostos
1Exercício 1
Diga se são projetos ou operações: (a) organizar a feira de ciências do liceu; (b) pagar os salários todos os meses; (c) construir uma ponte; (d) gerir uma central elétrica em funcionamento.
Ver solução
(a) projeto; (b) operação; (c) projeto; (d) operação. Os projetos têm fim e resultado único; as operações são contínuas.
2Exercício 2
Reescreva em formato SMART: "Aumentar as vendas da cooperativa."
Ver dica
Defina quanto, em que prazo e como se mede.
Ver solução
Exemplo: "Aumentar as vendas mensais da cooperativa em 20 % relativamente ao mês de referência, no prazo de 6 meses, medidas pelo registo de vendas." É específico, mensurável, com prazo; a atingibilidade depende dos recursos disponíveis.
3Exercício 3
Indique o que está errado em: "Objetivo: realizar quatro reuniões de acompanhamento."
Ver solução
É uma atividade, não um objetivo: não diz o resultado que se pretende. Reformular: "Garantir que todas as decisões de projeto são tomadas e registadas em reuniões mensais, com atas em 48 horas."
4Exercício 4
Liste cinco partes interessadas num projeto de construção de uma escola e uma expectativa de cada uma.
Ver solução
Exemplo: Ministério ou promotor (cumprir orçamento); empreiteiro (receber a tempo); direção da escola (boas instalações); alunos e famílias (acesso fácil e seguro); comunidade vizinha (menos ruído e poeira durante a obra).
5Exercício 5
Um cliente pede, com a obra a decorrer, um piso extra sem alterar prazo nem orçamento. Como aplicar a definição do projeto?
Ver solução
Verificar se o pedido está dentro do âmbito aprovado; não está. Avaliar o impacto no prazo, custo e qualidade; apresentar as opções ao promotor; só incluir o piso com alteração formal do âmbito, do prazo e do orçamento, aprovada e registada.
Perguntas frequentes
Quando se usa esta definição de projeto?
Sempre que se quer separar o que é projeto do que é rotina, por exemplo, ao decidir se uma iniciativa deve ter equipa, orçamento e prazo próprios.
Existe um método mais rápido?
Para projetos pequenos, uma folha de uma página com necessidade, resultado, objetivos SMART, âmbito, prazo, custo, riscos e aprovadores. Não dispensa as perguntas essenciais, apenas reduz o formalismo.
Qual é a diferença entre objetivo e âmbito?
O objetivo diz porquê e que resultado se espera. O âmbito diz o que será entregue (e o que não será). Um objetivo claro ajuda a decidir o que entra no âmbito.
Que erros são mais comuns?
Objetivos vagos, falta de âmbito escrito e falta de aprovação formal. Veja a secção "Erros frequentes".
Resumo
- Projeto: temporário e com resultado único; operação: contínua e repetitiva.
- Defina a necessidade, o resultado, o âmbito, o prazo, o custo e as partes interessadas.
- Objetivos SMART: específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes, com prazo.
- Escreva o que fica de fora do âmbito.
- Resolva os conflitos entre prazo, custo e qualidade antes de começar.
- Registe tudo no termo de abertura e aprove-o.
Onde aprofundar
- O programa e o manual da disciplina de Gestão de Projetos da sua instituição — confirme a edição em vigor.
- Project Management Institute (PMI), PMBOK Guide — confirme a edição em vigor.
- A norma ISO 21502 sobre gestão de projetos e o método PRINCE2 — confirme a edição em vigor.
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