Informática · 7.ª–12.ª classe
Como ordenar dados?
Resposta curta
Passos: 1) clique numa célula dentro da tabela, sem selecionar só uma coluna; 2) no separador Dados, escolha Ordenar de A a Z (crescente) ou de Z a A (decrescente); 3) para vários critérios, abra Ordenar, marque que os dados têm cabeçalhos e adicione os níveis. O Excel move as linhas inteiras, mantendo os registos coerentes.
Quando se aplica
Ordenar serve para arrumar uma lista segundo um critério: nomes por ordem alfabética, notas da maior para a menor, produtos do mais barato para o mais caro, datas da mais antiga para a mais recente. É útil em pautas, inventários, listas de presenças e registos de vendas.
Funciona melhor quando os dados estão organizados como tabela simples: uma linha de cabeçalhos (nome, turma, nota) e, abaixo, um registo por linha, sem linhas ou colunas vazias no meio.
Pré-requisitos
- Saber selecionar células e navegar entre separadores.
- Ter os dados numa folha de cálculo com cabeçalhos na primeira linha.
- Perceber a diferença entre números, texto e datas, pois cada tipo ordena de maneira diferente.
Como cada tipo de dado é ordenado
| Tipo | Crescente | Decrescente |
|---|---|---|
| Números | do menor para o maior | do maior para o menor |
| Texto | de A a Z | de Z a A |
| Datas | da mais antiga para a mais recente | da mais recente para a mais antiga |
Método passo a passo
- Prepare a tabela. Confirme que a primeira linha tem cabeçalhos e que não há linhas totalmente vazias dentro dos dados.
- Clique numa célula da coluna pela qual quer ordenar. Não selecione apenas essa coluna: basta clicar numa célula e o Excel reconhece o resto da tabela.
- Escolha a direção. No separador Dados, use o botão de ordem crescente (de A a Z, ou do menor para o maior) ou decrescente.
- Se precisar de mais de um critério, abra o botão Ordenar. Marque «Os meus dados têm cabeçalhos», escolha a coluna do primeiro nível, o tipo de ordenação e a ordem. Use «Adicionar nível» para os critérios seguintes.
- Confirme com OK e verifique o resultado. Se algo correu mal, anule com Ctrl + Z.
Dica
Antes de ordenar uma folha importante, guarde uma cópia do ficheiro ou acrescente uma coluna com o número original da linha. Assim consegue voltar à ordem de partida.
Exemplos resolvidos
Exemplo 1 — Notas da maior para a menor
Enunciado: Uma tabela tem os alunos Ana (12), Bento (8), Carla (15) e Dinis (10) nas colunas Nome e Nota. Ordene-a pela nota, da maior para a menor.
Resolução:
- Clique numa célula da coluna Nota, por exemplo na nota da Ana.
- No separador Dados, escolha a ordenação decrescente (do maior para o menor).
- Observe que cada nota levou consigo o respetivo nome.
Resposta: Carla (15), Ana (12), Dinis (10), Bento (8). Verificação: as notas descem 15, 12, 10, 8 e cada aluno mantém a sua nota original.
Exemplo 2 — Dois critérios: turma e nota
Enunciado: A tabela tem Nome, Turma e Nota: Ana (B, 12), Bento (A, 8), Carla (A, 15), Dinis (B, 10), Eva (A, 11). Pretende-se agrupar por turma, em ordem alfabética, e dentro de cada turma colocar a maior nota primeiro.
Resolução:
- Clique numa célula da tabela e abra o botão Ordenar.
- Marque que os dados têm cabeçalhos.
- No primeiro nível, escolha Turma, de A a Z.
- Clique em Adicionar nível e escolha Nota, do maior para o menor.
- Confirme com OK.
Resposta: Turma A: Carla (15), Eva (11), Bento (8); Turma B: Ana (12), Dinis (10). Verificação: a turma A aparece antes da B e, em cada turma, as notas descem. As 5 linhas continuam presentes.
Exemplo 3 — Números guardados como texto
Enunciado: Uma coluna contém os valores 1, 2, 10 e 20, mas foram introduzidos como texto (alinhados à esquerda). Ao ordenar de forma crescente aparece 1, 10, 2, 20. Porquê, e como corrigir?
Resolução:
- O texto é ordenado carácter a carácter: «10» vem antes de «2» porque o carácter «1» vem antes de «2».
- Converta os valores em números: selecione as células e use o aviso de conversão em número, ou formate a coluna como Número e volte a escrever os valores.
- Ordene de novo em ordem crescente.
Resposta: depois da conversão a ordem é 1, 2, 10, 20. Verificação: os valores passam a alinhar-se à direita e a ordem é a numérica correta.
Erros frequentes
- Selecionar apenas uma coluna e ordenar. Se aceitar ordenar só essa coluna, os nomes ficam desligados das notas. Clique numa célula e deixe o Excel selecionar a tabela toda, ou aceite a opção de expandir a seleção.
- Esquecer os cabeçalhos. Se não marcar que existem cabeçalhos, a linha de títulos é ordenada junto com os dados.
- Ordenar números guardados como texto. O resultado parece desordenado (1, 10, 2). Converta primeiro em números.
- Ter linhas vazias no meio da tabela. O Excel pode tratar o que está abaixo como outra tabela e não o ordenar. Elimine as linhas vazias.
- Ordenar células com fórmulas que apontam para outras linhas. Se as fórmulas usam referências relativas a outras linhas, os resultados podem mudar. Verifique-os depois de ordenar.
- Células unidas (mescladas) dentro da tabela. Impedem a ordenação; separe-as antes.
- Não guardar uma cópia. Se ordenar por engano, só consegue voltar atrás com Ctrl + Z enquanto o ficheiro estiver aberto.
Exercícios propostos
1Exercício 1
Ordene de forma crescente as notas 14, 9, 17, 11, 12.
Ver solução
9, 11, 12, 14, 17.
2Exercício 2
Ordene alfabeticamente (de A a Z) os nomes: Mário, Ana, Luísa, Bruno.
Ver solução
Ana, Bruno, Luísa, Mário.
3Exercício 3
Numa tabela com Nome e Nota, um aluno selecionou apenas a coluna Nota e ordenou-a, aceitando continuar com a seleção atual. O que aconteceu aos nomes e como se evita?
Ver dica
Pense no que o Excel faz às outras colunas quando só uma é movida.
Ver solução
Só as notas foram reordenadas, e os nomes ficaram onde estavam, por isso cada nome ficou com a nota errada. Para evitar, clica-se numa célula da tabela (sem selecionar só uma coluna) ou escolhe-se expandir a seleção quando o Excel perguntar.
4Exercício 4
Numa tabela de vendas com Vendedor, Mês e Valor, como ordenar por Vendedor (A a Z) e, para cada vendedor, pelo Valor do maior para o menor?
Ver solução
Abre-se Ordenar, marca-se que os dados têm cabeçalhos, escolhe-se no primeiro nível a coluna Vendedor de A a Z, adiciona-se um nível com a coluna Valor do maior para o menor e confirma-se com OK.
5Exercício 5
Os valores 5, 30, 100 e 7 foram introduzidos como texto. Que ordem crescente o Excel mostra? Porquê, e que passo corrige o resultado?
Ver dica
Compare os primeiros caracteres: «1», «3», «5», «7».
Ver solução
Como texto, a ordem é 100, 30, 5, 7, porque se comparam os caracteres da esquerda para a direita: «1» antes de «3», «3» antes de «5» e «5» antes de «7». Para corrigir, converte-se o texto em números; a ordem crescente passa a ser 5, 7, 30, 100.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre ordenar e filtrar?
Ordenar muda a posição das linhas segundo um critério. Filtrar apenas esconde as linhas que não cumprem uma condição, sem alterar a ordem das restantes.
Posso ordenar por cor ou por mais de um critério?
Pode ordenar por vários critérios, adicionando níveis. Nas versões recentes também é possível ordenar pela cor da célula ou da letra, mas a opção depende da versão do programa.
Como volto à ordem original depois de ordenar?
Logo a seguir pode usar Ctrl + Z. Se já fechou o ficheiro, só é possível se tiver uma coluna com os números originais das linhas ou uma cópia guardada.
A ordenação atualiza-se quando acrescento linhas?
Não. A ordenação aplica-se aos dados que existem no momento. Depois de acrescentar linhas é preciso ordenar outra vez.
Resumo
- Ordenar reorganiza as linhas inteiras da tabela segundo um critério.
- Clique numa célula da tabela em vez de selecionar uma única coluna.
- Números, texto e datas têm ordens próprias: do menor ao maior, de A a Z, da mais antiga à mais recente.
- Use Ordenar com níveis para dois ou mais critérios e marque os cabeçalhos.
- Números guardados como texto dão ordens enganadoras; converta-os antes.
Onde aprofundar
- O manual de Informática da sua classe e o programa oficial (INIDE / Ministério da Educação de Angola) — confirme a edição em vigor.
- A ajuda oficial do Microsoft Excel ou do LibreOffice Calc, na secção sobre ordenar e filtrar dados.
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