Técnicas de Comunicação e Expressão · 8.ª–12.ª classe
Quais são os documentos administrativos mais usados?
Resposta curta
Os documentos administrativos mais usados são o requerimento, o ofício, a circular, o memorando, a convocatória, o aviso, a declaração, o atestado, a certidão, a ata, o relatório, a procuração e a carta. Classificam-se pela função: pedir, comunicar, comprovar, registar ou autorizar.
Critério de classificação
Documento administrativo é o texto escrito, de linguagem formal e estrutura fixa, que serve a comunicação e o funcionamento de instituições (escolas, empresas, serviços públicos, associações) e entre pessoas e essas instituições. Há várias classificações; a mais fácil de estudar organiza-os pela função principal:
| Função | Documentos |
|---|---|
| Pedir | requerimento |
| Comunicar | ofício, circular, memorando, aviso, convocatória, carta |
| Registar e informar | ata, relatório |
| Comprovar | declaração, atestado, certidão |
| Autorizar ou representar | procuração |
Alguns manuais usam outras divisões (por exemplo, internos e externos, ou oficiais e particulares) ou incluem mais documentos, como o currículo e a carta de candidatura. Confirme sempre a lista adotada no seu manual e pelo seu professor.
Descrição de cada documento
Documentos para pedir
- Requerimento: pedido escrito dirigido a uma autoridade ou entidade para obter algo (uma certidão, uma matrícula, uma autorização). Termina, tradicionalmente, com «Pede deferimento» (isto é, que o pedido seja aceite).
Documentos para comunicar
- Ofício: comunicação formal entre serviços, entidades ou de uma entidade para um particular. Leva número de referência, assunto e assinatura do responsável.
- Circular: a mesma mensagem enviada a vários destinatários (por exemplo, a todos os encarregados de educação).
- Memorando: comunicação interna, breve, dentro da mesma instituição.
- Aviso: informação pública, afixada ou divulgada (por exemplo, a data de um exame).
- Convocatória: chamamento para uma reunião, com data, hora, local e ordem de trabalhos.
- Carta: comunicação escrita entre pessoas ou entidades; pode ser formal (comercial, de reclamação) ou pessoal.
Documentos para registar e informar
- Ata: registo escrito do que se passou e decidiu numa reunião.
- Relatório: exposição organizada de uma atividade, visita, projeto ou situação, com dados e conclusões.
Documentos para comprovar
- Declaração: texto em que alguém afirma ou confirma um facto sob a sua responsabilidade (por exemplo, uma escola declara que o aluno está matriculado).
- Atestado: documento que garante a verdade de um facto, passado por quem tem competência para isso (atestado médico, de residência).
- Certidão: documento passado por entidade competente que reproduz o que consta nos seus registos (certidão de nascimento, por exemplo).
Documentos para autorizar ou representar
- Procuração: documento pelo qual uma pessoa dá poderes a outra para a representar numa situação determinada. Os requisitos legais variam; consulte sempre a entidade competente.
Exemplos
Exemplo 1 — Que documento usar?
Enunciado: Escolha o documento mais adequado: (a) um aluno quer pedir a transferência de turma; (b) o diretor quer informar todos os encarregados de educação de que as aulas começam às 7h; (c) a secretária regista o que se decidiu numa reunião.
Resolução:
- (a) É um pedido a uma entidade: requerimento.
- (b) É a mesma mensagem para muitas pessoas: circular.
- (c) É o registo de uma reunião: ata.
Resposta: (a) requerimento; (b) circular; (c) ata.
Verificação: em cada caso, a função (pedir, comunicar a vários, registar) corresponde ao documento escolhido.
Exemplo 2 — Distinguir declaração, atestado e certidão
Enunciado: Um aluno precisa de provar que está matriculado, que esteve doente e qual a sua data de nascimento registada. Que documentos pode pedir?
Resolução:
- Matrícula: a escola emite uma declaração de matrícula.
- Doença: o médico passa um atestado médico.
- Data de nascimento registada: a conservatória (entidade competente) emite uma certidão de nascimento.
Resposta: declaração, atestado e certidão, respetivamente.
Verificação: os três servem para comprovar, mas diferem em quem emite e no que provam.
Exemplo 3 — Nível de exame: classificar e justificar
Enunciado: Classifique, justificando, o documento: «A Direção da Escola convida os professores a reunirem-se na sala de professores, no dia 20 de novembro, às 14h, para tratar dos seguintes assuntos: 1. Avaliações do 1.º trimestre; 2. Atividades culturais.»
Resolução:
- O texto chama pessoas para uma reunião.
- Indica data, hora, local e ordem de trabalhos.
- Esses elementos caracterizam a convocatória.
Resposta: é uma convocatória, porque convida para uma reunião com data, hora, local e ordem de trabalhos.
Verificação: não é ata (não regista o que se passou) nem aviso (dirige-se a pessoas determinadas, os professores).
Quadro-resumo
| Documento | Para quê | Exemplo de uso |
|---|---|---|
| Requerimento | pedir | pedir a segunda via de um documento |
| Ofício | comunicar com formalidade | escola informa a direção municipal |
| Circular | comunicar a muitos | aviso a todos os encarregados de educação |
| Memorando | comunicar internamente | recado do diretor a um departamento |
| Aviso | informar publicamente | data do exame afixada |
| Convocatória | chamar para reunião | convocar o conselho de turma |
| Carta | comunicar entre pessoas ou entidades | carta de reclamação |
| Ata | registar uma reunião | ata da assembleia de alunos |
| Relatório | informar sobre uma atividade | relatório de uma visita de estudo |
| Declaração | afirmar um facto | declaração de matrícula |
| Atestado | garantir a verdade de um facto | atestado médico |
| Certidão | reproduzir um registo oficial | certidão de nascimento |
| Procuração | dar poderes a outro | representar alguém num ato |
Como memorizar
Associe cada documento a um verbo: requerimento = requer; ofício = oficializa; circular = circula; convocatória = convoca; ata = regista; relatório = relata; declaração = declara; atestado = atesta; certidão = certifica; procuração = dá poderes.
Erros frequentes
- Confundir ofício com requerimento. O requerimento pede; o ofício comunica.
- Confundir circular com aviso. A circular dirige-se a destinatários definidos; o aviso é público.
- Trocar ata por relatório. A ata regista uma reunião; o relatório descreve uma atividade ou situação.
- Confundir declaração com certidão. A certidão é passada por entidade competente a partir dos seus registos; a declaração é uma afirmação de quem a assina.
- Escrever num registo informal. Documentos administrativos pedem linguagem formal, clara e objetiva.
- Omitir data, assinatura ou destinatário. Sem estes elementos, o documento fica incompleto.
Exercícios propostos
1Exercício 1
Complete: o documento que serve para pedir algo a uma entidade chama-se ___; o que regista uma reunião chama-se ___.
Ver solução
Requerimento; ata.
2Exercício 2
Que documento deve usar o diretor para informar, com a mesma mensagem, todos os professores de que haverá greve de transportes?
Ver solução
Uma circular (mesma mensagem para vários destinatários). Se fosse afixada para todos, seria um aviso.
3Exercício 3
Diga a diferença entre atestado e declaração.
Ver solução
Ambos comprovam factos. O atestado é passado por quem tem competência para garantir o facto (por exemplo, um médico); a declaração é a afirmação de quem a assina, sob sua responsabilidade.
4Exercício 4
Classifique cada documento quanto à função: requerimento, relatório, certidão, convocatória, procuração.
Ver solução
Requerimento: pedir. Relatório: registar e informar. Certidão: comprovar. Convocatória: comunicar (chamar). Procuração: autorizar ou representar.
5Exercício 5
Um aluno quer pedir a revisão da nota de um teste. Que documento escreve e quais são as três partes principais?
Ver dica
Lembre-se da fórmula final do requerimento.
Ver solução
Escreve um requerimento. Partes principais: identificação do destinatário e do requerente; exposição do pedido com a sua justificação; fecho («Pede deferimento»), com local, data e assinatura.
Perguntas frequentes
Quantos documentos administrativos existem?
Não há um número fixo. Depende do manual e da classificação adotada. Os mais estudados no ensino secundário são o requerimento, o ofício, a ata, o relatório, a declaração, a circular e a carta; confirme a lista do seu programa.
Qual é a classificação mais usada?
A mais frequente nos manuais distingue os documentos por função (pedir, comunicar, registar, comprovar). Outros dividem em documentos internos e externos, conforme circulam dentro ou fora da instituição.
Como memorizar a lista?
Use a tabela por função e associe cada documento a um verbo (requer, oficializa, convoca, regista, declara, certifica). Faça também cartões com a pergunta «o que se faz com este documento?».
Um e-mail é documento administrativo?
Pode ser, se tiver finalidade formal e seguir a estrutura e o registo exigidos. Muitas instituições usam o e-mail como forma de enviar ofícios, requerimentos e circulares.
Resumo
- Documentos administrativos são textos formais usados no funcionamento de instituições.
- Classificam-se pela função: pedir, comunicar, registar, comprovar, autorizar.
- Requerimento pede; ofício, circular e memorando comunicam; ata e relatório registam.
- Declaração, atestado e certidão comprovam, mas diferem em quem os emite.
- Confirme a lista do manual e do programa em vigor.
Onde aprofundar
- O manual de Técnicas de Comunicação e Expressão da sua classe e o programa oficial (INIDE / Ministério da Educação de Angola) — confirme a edição em vigor.
- Uma gramática de referência da língua portuguesa e guias de redação administrativa e profissional (confirme a edição).
- A secretaria da sua escola, para ver modelos reais de requerimentos e declarações.
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